采購Copilot許可，只能算是在辦公場景下有策略地安全運用AI技術(shù)的一小步。

相信很多朋友對《蜘蛛俠》電影中“能力越大，責任越大”的經(jīng)典臺詞印象深刻。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者同樣如此，在圍繞AI技術(shù)開展的規(guī)劃和籌備當中，這應(yīng)當成為一條重要的指導(dǎo)性原則。

2024年初，微軟發(fā)布了AI助手Copilot for Microsoft 365，廣泛面向不同規(guī)模組織開放使用。這對企業(yè)用戶而言無疑是一個巨大的機會，有望把握AI帶來的強大生產(chǎn)力提升。

但合規(guī)性、數(shù)據(jù)隱私與工作中斷等顯著風險也隨之而來。為了確保能成功采用AI技術(shù)并降低與之相關(guān)的風險，企業(yè)經(jīng)營者必須主動出擊，認真謹慎地謀篇布局。

櫻桃好吃樹難栽，Copilot就緒等不來

微軟Copilot能夠完成一系列令人印象深刻的任務(wù)，包括即時總結(jié)大量內(nèi)容，檢索并整理多個文件中的信息，分析數(shù)據(jù)，以及起草電子郵件、文章和演示文稿。

早期采用者達成的實效也證明，該工具確實能在辦公場景下發(fā)揮積極作用。根據(jù)微軟介紹，70%的用戶發(fā)現(xiàn)Copilot提高了自己的工作效率，57%的用戶認為Copilot強化了自己的創(chuàng)造力，68%的用戶則表示Copilot改善了自己的工作質(zhì)量。

換句話說，Copilot擁有改變工作方式的巨大潛力。能夠為AI技術(shù)應(yīng)用做好準備的組織將快速推動生產(chǎn)力提升，將其他競爭對手甩在身后。而且這種領(lǐng)先效應(yīng)就如同復(fù)利計算，能夠持續(xù)自我放大。Copilot與其他同類AI工具將在使用過程中學習和改進，因此當下的投資不僅能夠帶來短期收益，更將隨時間推移而持續(xù)擴大回報。

有些朋友可能還在懷疑Copilot及其他AI工具在辦公場景下的普及程度，那我們不妨用一組數(shù)據(jù)進行比對：互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)過七年時間才積累下1億用戶。而為了達成同一規(guī)模里程碑，F(xiàn)acebook花了四年半，ChatGPT則僅僅用了兩個月。AI技術(shù)的浪潮即將到來，這股浪潮已經(jīng)到來，而且疾如閃電、根本不可阻擋。

為Microsoft 365 Copilot就緒制定戰(zhàn)略規(guī)劃

采購Copilot許可，只能算是在辦公場景下有策略地安全運用AI技術(shù)的一小步。在員工們實際使用Copilot之前，組織需要首先完成以下四個AI就緒預(yù)熱步驟：

1. 對領(lǐng)導(dǎo)層開展AI與Copilot相關(guān)教育。成功的Microsoft 365 Copilot就緒之旅，其第一步應(yīng)該是獲得領(lǐng)導(dǎo)層的全面支持。高管團隊需要了解AI的總體功能與Copilot的具體特性，確定其在整個組織內(nèi)的實際用例，以及哪些職能角色將從AI助理中受益最多。

2. 對Copilot技術(shù)就緒情況進行評估。這也是企業(yè)在部署AI時面臨的一大關(guān)鍵障礙。數(shù)據(jù)必須位于正確的位置，以便Copilot能夠靈活訪問并據(jù)此提供有價值建議。同時，組織還須確保Copilot只能訪問到必要數(shù)據(jù)，例如用戶不得通過Copilot接觸到員工工資或監(jiān)管機構(gòu)所控制的信息。

簡而言之，圍繞數(shù)據(jù)保留下數(shù)據(jù)共享建立起適當?shù)脑L問控制與策略才是重中之重。微軟也確實提供一款名叫Microsoft Purview的工具，用于幫助組織管理、保護和治理數(shù)據(jù)，但眾多組織還希望求助于值得信賴的第三方以協(xié)助解決AI籌備帶來的一系列高風險因素。

3. 制定Copilot采用規(guī)劃。即使是以往生產(chǎn)力最高的組織也能從Copilot中獲取受益，但我們不可能直接打開這款工具，就指望著獲得驚人的賦能成效。領(lǐng)導(dǎo)者和員工必須重新評估自己的工作流程，確保這款工具能夠在哪些方面更好地提高生產(chǎn)力。比如哪些日常任務(wù)在占用大量時間，Copilot又能如何介入以幫助減輕工作量、讓員工專注于處理價值回報更高的任務(wù)？

此外，為了確保Copilot的廣泛普及，領(lǐng)導(dǎo)者還必須組織關(guān)于Copilot及其功能特性的內(nèi)部培訓(xùn)。培訓(xùn)課程應(yīng)包含提示詞工程——畢竟輸入Copilot的提示詞質(zhì)量，將直接決定該工具輸出結(jié)果的質(zhì)量。微軟Copilot Lab就是一款很棒的工具，能夠針對多種特定場景提供提示詞工程指導(dǎo)和建議。

4. 圍繞Copilot制定短期與長期發(fā)展目標。組織應(yīng)該明確自己希望通過Copilot實現(xiàn)哪些目標。舉例來說，在企業(yè)內(nèi)部提高生產(chǎn)力、減少非必要會議、加快銷售線索的響應(yīng)以及推動各部門間的順暢協(xié)作等。請注意區(qū)分短期目標與長期目標，之后利用Copilot儀表板跟蹤該工具對于生產(chǎn)力的實際影響。這套儀表板能提供多種實用指標，例如活躍用戶數(shù)量、他們正在使用哪些Copilot功能、具體節(jié)約了多少時間等。

現(xiàn)在正是行動起來，為Copilot全面普及做好準備的最佳時機。在未來一、兩年內(nèi)，率先采用Copilot的組織將迎來令人印象深刻的生產(chǎn)力提升。更重要的是，Copilot工具將在整個過程中不斷改進，發(fā)展成越來越強大的生產(chǎn)加速助推器。