“長(zhǎng)沙卷煙廠信息部采用了Microsoft Office SharePoint Server 2007來(lái)進(jìn)行了部門門戶的建設(shè)，并且在部門內(nèi)部部署了Office 2007客戶端，與長(zhǎng)沙卷煙廠企業(yè)門戶有機(jī)的結(jié)合。通過(guò)部門門戶，將員工日常工作進(jìn)行有機(jī)集成，極大的方便員工的日常工作?！?BR>——楊黎宏 主任工程師 信息部 白沙集團(tuán)長(zhǎng)沙卷煙廠

白沙集團(tuán)是一個(gè)跨行業(yè)、跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)的大型多元化企業(yè)集團(tuán)，涉足卷煙制造、文化傳播、印刷等多個(gè)產(chǎn)業(yè)。其核心企業(yè)長(zhǎng)沙卷煙廠始建于1947年，現(xiàn)有在崗員工4000多人，企業(yè)總資產(chǎn)達(dá)132億元。隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展，很多工作需要部門內(nèi)部工作人員的相互配合才可以完成，跨部門開(kāi)展項(xiàng)目和協(xié)同工作的需求也日益增強(qiáng)。長(zhǎng)沙卷煙廠信息部承擔(dān)著全廠信息化的建設(shè)工作，同時(shí)也希望能夠?qū)⑿畔⒉孔鳛橐粋€(gè)試點(diǎn)，將信息、數(shù)據(jù)和文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，并通過(guò)統(tǒng)一的門戶平臺(tái)，讓部門工作人員可以快速展開(kāi)業(yè)務(wù)協(xié)作和即時(shí)溝通。

隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展，對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)也提出了更高的要求，但是企業(yè)中現(xiàn)有的解決方案研發(fā)與部署周期較長(zhǎng)，功能不夠強(qiáng)大，操作界面不夠友好，管理與維護(hù)工作繁瑣，并且缺少豐富的信息交流手段。

難以形成統(tǒng)一的信息發(fā)布與協(xié)作模式

在傳統(tǒng)的辦公模式下，工作人員經(jīng)常需要在電子化的辦公環(huán)境中，通過(guò)電子郵件、磁盤共享、文件服務(wù)器或?qū)Φ染W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)共享他們的文檔和信息，但是這些文檔和信息往往散落在工作人員個(gè)人的計(jì)算機(jī)中，或者部門網(wǎng)絡(luò)的不同位置，很難做到集中的共享和管理。同時(shí)，企業(yè)大量的工作往往也不是一個(gè)人可以獨(dú)立完成的，需要由部門內(nèi)部的多個(gè)工作人員，甚至跨部門開(kāi)展工作，人員之間、信息之間、數(shù)據(jù)之間的協(xié)作需求就變得格外突出。

團(tuán)隊(duì)成員之間協(xié)作手段單一

提升團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作效率是企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中永遠(yuǎn)都會(huì)涉及到的話題之一。個(gè)人工作效率對(duì)企業(yè)而言固然很重要，但很多工作并非憑借一己之力就可以完成，必須要與他人進(jìn)行相互協(xié)作。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，跨地域、跨企業(yè)甚至是跨國(guó)界的協(xié)作越來(lái)越多，為了能夠適應(yīng)這種發(fā)展的趨勢(shì)，企業(yè)也在不斷嘗試新的手段提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，例如通過(guò)郵件、電話會(huì)議等方式，但這都難以從根本上改變協(xié)作效率低下的現(xiàn)狀。種種跡象表明，如果無(wú)法保障工作人員之間的相互協(xié)作，將對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成非常不利的影響。因此，必須要建立一個(gè)現(xiàn)代化、高度整合的協(xié)作平臺(tái)來(lái)支撐企業(yè)的運(yùn)營(yíng)。

存在信息孤島，信息資源難以快速搜索和再利用

長(zhǎng)沙卷煙廠信息部每天所要處理的信息量在不斷加大，為了能夠獲得所需信息，工作人員不得不將相當(dāng)一部分時(shí)間花費(fèi)在信息的查找上，這將嚴(yán)重影響部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但是在現(xiàn)有的解決方案基礎(chǔ)上很難構(gòu)建行之有效的全文檢索系統(tǒng)，往往是搜索結(jié)果和預(yù)期相差深遠(yuǎn)。長(zhǎng)沙卷煙廠信息部希望可以通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)為員工提供高效、快捷的信息檢索手段，盡量縮短信息查找的時(shí)間，提升信息檢索的效率，使員工可以將更多的時(shí)間投入到有價(jià)值的工作中。規(guī)范化的信息共享與協(xié)作模式，為部門信息化建設(shè)提供了有力保證，使工作人員可以在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上開(kāi)展工作。

解決方案

長(zhǎng)沙卷煙廠信息部以Microsoft Office SharePoint Server 2007為平臺(tái)構(gòu)建了部門門戶站點(diǎn)，將部門內(nèi)部的信息、文檔、數(shù)據(jù)和人員緊密地連接在一起，提高了部門工作人員的協(xié)同工作效率，也為用戶提供了更為可靠、安全的協(xié)作環(huán)境。
構(gòu)建規(guī)范化的內(nèi)容發(fā)布與管理模式

長(zhǎng)沙卷煙廠信息部采用Microsoft Office SharePoint Server 2007進(jìn)行了部門門戶的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的統(tǒng)一管理、存儲(chǔ)和發(fā)布。在統(tǒng)一的信息共享和協(xié)作平臺(tái)下，管理員可以很容易地將公共信息發(fā)布到部門站點(diǎn)，而將一些關(guān)鍵的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行緊密集成。簡(jiǎn)單、快速、有效的信息發(fā)布管理模式不僅減輕了管理人員的工作壓力，也避免了在工作人員協(xié)作過(guò)程中信息資源分散、重復(fù)勞動(dòng)、數(shù)據(jù)不一致等諸多問(wèn)題。

整合部門現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的信息交互

長(zhǎng)沙卷煙廠信息部是企業(yè)中信息量最大的部門，為了更好地滿足部門在文檔管理上的應(yīng)用需求，信息部基于SharePoint Server創(chuàng)建了結(jié)構(gòu)化文檔庫(kù)，以便可以對(duì)文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理。管理員可以對(duì)文檔的整個(gè)生命周期進(jìn)行有效監(jiān)控，同時(shí)用戶也可以很方便地對(duì)文檔進(jìn)行上傳、下載、修改、編輯等操作。各種類型的文檔存儲(chǔ)在統(tǒng)一的文檔庫(kù)中，并結(jié)合企業(yè)管理策略，不僅降低了企業(yè)信息管理的成本，也消除了多系統(tǒng)環(huán)境中數(shù)據(jù)交換困難的問(wèn)題。

提供了強(qiáng)大的搜索機(jī)制，支持對(duì)信息和人員的高效檢索

搜索的全部意義在于能夠幫助企業(yè)員工方便、快捷地查找所需的信息或人員。長(zhǎng)沙卷煙廠信息部部門門戶借助SharePoint Server 2007創(chuàng)建了一個(gè)包含選項(xiàng)卡的搜索中心，該網(wǎng)站包含兩個(gè)選項(xiàng)卡：一個(gè)用于常規(guī)信息搜索，另一個(gè)用于搜索人員的相關(guān)信息。用戶可以搜索包含特定字詞或短語(yǔ)、用特定語(yǔ)言編寫、用特定應(yīng)用程序創(chuàng)建或具有特定屬性的文檔。此外，在對(duì)人員信息搜索過(guò)程中，用戶可以將人員的姓名、當(dāng)前職位、專業(yè)技能作為關(guān)鍵字進(jìn)行查詢，當(dāng)今企業(yè)環(huán)境下，實(shí)時(shí)找到合適的人員、專家對(duì)于快速完成工作是十分必要的。

高度整合的協(xié)作平臺(tái)，提升團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作效率

長(zhǎng)沙卷煙廠信息部部門門戶與Office Live Communications Server 2005的即時(shí)通信架構(gòu)緊密集成，提供了即時(shí)消息、音頻/視頻會(huì)議、多人會(huì)議等協(xié)作手段。基于LCS的即時(shí)通信模塊，用戶在協(xié)同辦公平臺(tái)中可以直觀地看到其他用戶的當(dāng)前狀態(tài)、共享日歷，并可以選擇最合適的時(shí)間通過(guò)即時(shí)通信、電子郵件、會(huì)議等方式和該用戶進(jìn)行即時(shí)的溝通與協(xié)作。同時(shí)，用戶在其他Office客戶端應(yīng)用程序中也可以立即找到相關(guān)人員并與之展開(kāi)通信。高度整合的協(xié)作平臺(tái)消除了同事、業(yè)務(wù)伙伴之間的通信延遲，使所有用戶都可以在一個(gè)較高安全級(jí)別的實(shí)時(shí)通信環(huán)境下進(jìn)行協(xié)作，從而有效提升協(xié)作效率。

依據(jù)日常工作需求，進(jìn)行個(gè)性化定制

Office SharePoint Server 2007提供了非常完善的個(gè)性化定制功能，每個(gè)用戶都可以擁有一個(gè)單獨(dú)的個(gè)人門戶“我的網(wǎng)站”。它提供了一個(gè)集中位置，用于查看和管理個(gè)人工作所需的所有文檔、任務(wù)、鏈接、同事及其他個(gè)人信息。個(gè)人門戶是用戶個(gè)人的工作平臺(tái)，用戶可以訂閱和自己日常工作相關(guān)的新聞、通知、電子期刊和其他信息，并保持更新?tīng)顟B(tài)。也可以將日常工作相關(guān)的協(xié)作功能入口鏈接到集中放置在個(gè)人門戶的連接區(qū)域，便于從個(gè)人門戶導(dǎo)向到其他辦公協(xié)作功能區(qū)。甚至還可以在個(gè)人門戶中對(duì)相關(guān)內(nèi)容使用隱私設(shè)置，向指定的人員共享個(gè)人信息。利用Microsoft Office SharePoint Server 2007構(gòu)建的部門門戶，可以與LCS即時(shí)消息系統(tǒng)緊密集成，為工作人員提供了統(tǒng)一的溝通平臺(tái)。

優(yōu)勢(shì)與收益

白沙集團(tuán)是微軟公司的戰(zhàn)略合作伙伴，此次長(zhǎng)沙卷煙廠信息部部門門戶建設(shè)方案采用了2007 Microsoft Office system 最新的產(chǎn)品與技術(shù)，并同時(shí)在終端計(jì)算機(jī)上部署了Microsoft Office 2007客戶端產(chǎn)品，使整個(gè)的辦公平臺(tái)在穩(wěn)定性、安全性、易用性上更勝以往，同時(shí)也提升了信息部的工作效率和專業(yè)形象。

整合企業(yè)信息內(nèi)容，有效提升生產(chǎn)效率

長(zhǎng)沙卷煙廠信息部基于全新的2007 Microsoft Office system產(chǎn)品和技術(shù)創(chuàng)建的部門門戶可以與現(xiàn)有的集團(tuán)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，簡(jiǎn)化了公用信息與內(nèi)部信息之間的管理流程?，F(xiàn)在網(wǎng)站管理人員無(wú)需人工介入即可保證內(nèi)容的實(shí)時(shí)更新與同步，有效提升了辦公效率。與此同時(shí)，也大大降低了系統(tǒng)的管理與維護(hù)成本。

提供簡(jiǎn)便、直接的信息獲取方式

通過(guò)在門戶系統(tǒng)中整合現(xiàn)有的信息資源，Microsoft Office SharePoint server 2007為工作人員提供了一個(gè)統(tǒng)一的信息訪問(wèn)中心，從而提升了信息資源的綜合利用率。另外，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部積累的信息和文檔也在不斷增多，為了能夠盡量節(jié)省在信息查找上所花費(fèi)的時(shí)間，信息部門創(chuàng)建了一個(gè)搜索中心站點(diǎn)，為用戶的日常工作提供了一個(gè)方便、快捷 的信息獲取方式。
 
人員之間的協(xié)作更加緊密

協(xié)作手段的多樣性，使得企業(yè)員工可以更加方便、快捷地與他人進(jìn)行溝通與協(xié)作，以往單純依靠電話、郵件進(jìn)行交流的方式已經(jīng)被全新的協(xié)作平臺(tái)所取代，相信基于LCS和2007 Microsoft Office system構(gòu)建的協(xié)作系統(tǒng)必將進(jìn)一步拉近人員之間的互聯(lián)，為企業(yè)現(xiàn)在以及將來(lái)的發(fā)展提供更為有力的保障。

個(gè)性化的信息定制服務(wù)模式

個(gè)人生產(chǎn)力是企業(yè)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)，長(zhǎng)沙卷煙廠信息部基于2007 Microsoft Office system構(gòu)建的解決方案同時(shí)也為員工提供了強(qiáng)大的個(gè)人門戶，每個(gè)用戶可以將日常工作所需的各種信息集中匯總到同一個(gè)操作視圖下，而不需要在多個(gè)界面之間進(jìn)行切換，工作效率較以往相比有了明顯提升。與此同時(shí)，長(zhǎng)沙卷煙廠信息部還在終端計(jì)算機(jī)上部署了全新的Office 2007客戶端應(yīng)用程序，易用的應(yīng)用程序設(shè)計(jì)界面、強(qiáng)大的系統(tǒng)功能、與個(gè)人門戶的應(yīng)用無(wú)縫交互，這些都在企業(yè)內(nèi)部打造出了理想化的工作模式。