隨著企業(yè)的不斷壯大，網(wǎng)絡(luò)的架設(shè)是必然的趨勢。在這個(gè)通信不斷IP化的時(shí)代背景下，統(tǒng)一通信工具在企業(yè)方案策略中的地位越來越重要。那么現(xiàn)在針對企業(yè)內(nèi)容的intranet我們說一下統(tǒng)一通信工作的作用吧。

企業(yè)如果建成一個(gè)包含員工目錄和福利待遇等靜態(tài)內(nèi)容的門戶網(wǎng)站，就如同編輯一本公司手冊一樣落伍。而作為Intranet策略的組成部分，統(tǒng)一通信工具(如協(xié)作應(yīng)用程序、維基、微博等)有助于門戶網(wǎng)站根據(jù)員工的需要向前發(fā)展。

“目前，我們處于這樣一種狀態(tài)：一方面，我們建成了Intranet而沒有很好的應(yīng)用;另一方面，我們又面臨協(xié)作應(yīng)用的需求。這個(gè)現(xiàn)狀很不令人滿意，它只能使員工感到混亂” Forrester研究公司資深分析師Tim Walters說，“我們要做的就是推翻兩者間的障礙，將它們更好地結(jié)合在一起”。

他說，企業(yè)投入大量的時(shí)間和資金開發(fā)互聯(lián)網(wǎng)上的動(dòng)態(tài)網(wǎng)站，但他們往往意識(shí)不到建立Intranet同樣充滿活力。

“有一種預(yù)言最終能夠變成事實(shí)：Intranet只是企業(yè)內(nèi)部的，所以我們沒有必要擔(dān)心它是否有用或真正可用，也不用考慮這種方案是否可取。”Walters說。 “沒有多少人使用這個(gè)網(wǎng)絡(luò)，甚至有人積極地抵制。”

“但是，為了使業(yè)務(wù)流程更快捷、高效，提供更好的生產(chǎn)力，并最終確保潛在客戶和客戶得到整個(gè)組織提供的更好的服務(wù)，協(xié)作產(chǎn)品需求應(yīng)該成為 Intranet策戰(zhàn)略的一部分。”Walters在Forrester研究機(jī)構(gòu)一份研究報(bào)告《什么正在阻礙您的Intranet發(fā)展?》中這樣寫道。

Intranet策略不應(yīng)一成不變

宜家北美地區(qū)企業(yè)信息經(jīng)理Beth Gleba目睹了過去八年瑞典家具零售店的Intranet從簡單的低層次水平發(fā)展為***水平的過程。非常關(guān)鍵的***步就是確定Intranet能否滿足每個(gè)員工的需要。在Intranet中，不同組別的員工應(yīng)該有屬于自己的獨(dú)立社區(qū)空間。在這之中我們能不能用上統(tǒng)一通信工具呢？

“我們花費(fèi)了大約三年時(shí)間來聽取協(xié)同辦公的員工意見并了解他們的信息需求，”Gleba說。“這個(gè)做法幫助我們進(jìn)一步了解了如何使用 Intranet的多種用途：針對每個(gè)人進(jìn)行內(nèi)容廣泛的信息發(fā)布，但目標(biāo)可能只是重點(diǎn)群體或社區(qū)的關(guān)鍵的少數(shù)人。”

宜家最近還推出了“Extranet”，使員工可以通過密碼保護(hù)的互聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)使用公司門戶網(wǎng)站的一些功能。

“我堅(jiān)信，Web 2.0的技巧和功能對現(xiàn)代信息管理是必要的。”Gleba說。“我感覺目前我們處在一個(gè)學(xué)習(xí)曲線上。對于專業(yè)通訊技術(shù)人員和IT人士，我們引導(dǎo)他們走過這個(gè)轉(zhuǎn)變的全過程：首先學(xué)習(xí)這些工具如何工作，并了解它們帶來的好處;接下來，要協(xié)調(diào)新工具改變已經(jīng)建立起來的、為保護(hù)安全和信息而進(jìn)行的設(shè)置。”她補(bǔ)充說。 “用戶根本不會(huì)期望回到原來的狀態(tài)，而這正是我們所希望看到的。”

統(tǒng)一通信只是Intranet策略的其中一部分

Intranet管理人員不應(yīng)僅僅將統(tǒng)一通信工具，包括視頻、維基、博客、微博、交際網(wǎng)絡(luò)、書簽、文件共享，吸納到Intranet，還應(yīng)該阻止那些有礙Intranet建設(shè)的想法和做法。位于多倫多的Intranet顧問機(jī)構(gòu)Prescient Digital媒體***執(zhí)行官Toby Ward這樣說。

“人們主要地使用電子郵件來共享信息，這使得Intranet看起來是無用的，在很大程度上阻礙了Intranet的發(fā)展。”他說。“不管是對公司管理層還是對時(shí)間敏感的公司，群發(fā)郵件列表或廣播郵件應(yīng)該只限于應(yīng)急通信。”

設(shè)在舊金山的公共關(guān)系主管機(jī)構(gòu)Horn集團(tuán)信息技術(shù)負(fù)責(zé)人Ed Garcia表示，盡管他已經(jīng)做了***努力，但還是看到了Intranet的失敗。

2005年，他推出了全新的、基于維基的Intranet，以取代靜態(tài)的HTML網(wǎng)絡(luò)。他旗下有著50人規(guī)模的公司多年來一直使用這個(gè)網(wǎng)絡(luò)共享文檔模板和公司聚會(huì)的照片。

“我認(rèn)為，人們的稱道肯定會(huì)解決網(wǎng)站內(nèi)容的問題，因?yàn)槿藗冇袡?quán)限發(fā)布自己感興趣的內(nèi)容，”他說。 “同樣的事情發(fā)生了。***年或第二年，人們對此津津樂道。但是現(xiàn)在，我詢問他們的時(shí)候，他們會(huì)發(fā)布內(nèi)容;而當(dāng)我停止詢問，他們也就不再堅(jiān)持下去。 Intranet應(yīng)該由動(dòng)態(tài)和靜態(tài)信息組成，但肯定是動(dòng)態(tài)部分處于下風(fēng)。這是我經(jīng)歷的***的挫折。”

Garcia表示，即使在某些方面已經(jīng)停滯不前，Horn集團(tuán)的Intranet還是逐漸成熟起來，成為員工下載重要文件的一個(gè)重要來源。但是，Horn集團(tuán)Intranet主頁上的新聞條目也已經(jīng)好久沒有更新。應(yīng)對這種局面的方法是添加員工感興趣的內(nèi)容使他們參與其中。