“上品折扣在降低成本、提高業(yè)務(wù)效率方面，與很多公司一樣面臨著很多的挑戰(zhàn)。通過部署微軟Office 365，我們?cè)谖④洰a(chǎn)品和服務(wù)的基礎(chǔ)上建立起全新和優(yōu)化的溝通平臺(tái)，讓員工更簡單、更快速、更多途徑地了解企業(yè)信息，實(shí)現(xiàn)及時(shí)的通訊和協(xié)作，大大提高了工作效率，幫助企業(yè)信息化更上一個(gè)新的臺(tái)階。”

—— 楊琦 上品商業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司 運(yùn)維經(jīng)理

北京市上品商業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司成立于2000年，是中國第一家名牌折扣商品的零售百貨經(jīng)營管理公司。“上品折扣”連鎖門店和“上品折扣網(wǎng)”銷售網(wǎng)站，是公司旗下專門從事零售百貨業(yè)中名牌商品折扣價(jià)格銷售的連鎖實(shí)體門店和網(wǎng)絡(luò)銷售平臺(tái)。

隨著公司門店數(shù)量的增多，上品折扣開始考慮如何進(jìn)一步借助信息化手段輔助管理和溝通協(xié)作，實(shí)現(xiàn)全面的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中管理，將分散的資源整合為企業(yè)資源，為員工提供簡單方便的協(xié)作平臺(tái)和信息共享渠道，增進(jìn)總部與門店之間的聯(lián)系和管理。

“Office 365整合了我們?nèi)粘＾k公中所需要的所有業(yè)務(wù)協(xié)作和溝通工具，通過高效的云端辦公體驗(yàn)，讓用戶使用最熟悉的工具流暢開展業(yè)務(wù)，助力企業(yè)提供核心競(jìng)爭(zhēng)力;跨設(shè)備的一致體驗(yàn)，讓我們可以及時(shí)響應(yīng)客戶需求、為客戶提供更專業(yè)的關(guān)注，并為我們拓展新客戶提供了能力，讓我們隨時(shí)隨地把握商機(jī)。”

—— 郭志興，技術(shù)專員

應(yīng)用背景

隨著公司門店數(shù)量的增多，依靠郵件系統(tǒng)和第三方通訊平臺(tái)進(jìn)行內(nèi)部信息的交互對(duì)于信息的及時(shí)性、安全性得不到保障。上品折扣希望能夠有一種更加便于管理資源和促進(jìn)員工協(xié)作的工作方式。

存儲(chǔ)空間受限，無法對(duì)各門店文件集中管理

上品折扣在北京有8家分店，隨著業(yè)務(wù)文檔不斷增長，瘦客戶端提供的本地存儲(chǔ)空間越來越顯得捉襟見肘，一些店員將重要文檔存放到自己的U盤或移動(dòng)硬盤上，信息安全難以得到保障。文件及資料的分發(fā)是通過電子郵件的方式分發(fā)到各個(gè)門店，再由店長把文件和資料存儲(chǔ)到本地后共享給店員，這個(gè)過程當(dāng)中，文件的管理和分發(fā)完全依靠人工的方式來實(shí)現(xiàn)，經(jīng)常容易出現(xiàn)錯(cuò)漏的現(xiàn)象。在進(jìn)行修改之后來回傳遞的過程中，還容易造成文檔版本的不一致，不利于集中和透明的管理。

即時(shí)溝通工具不統(tǒng)一

員工在進(jìn)行工作上的溝通時(shí)，會(huì)使用多種不同的即時(shí)通訊軟件，由于缺乏統(tǒng)一要求，不利于快速找到其他人的聯(lián)系方式，導(dǎo)致交流出現(xiàn)不及時(shí)和混亂，有時(shí)候還需要在好幾個(gè)聊天工具中切換，很不方便。個(gè)人化的即時(shí)通訊工具不適合企業(yè)應(yīng)用。

培訓(xùn)內(nèi)部員工或安排分店會(huì)議耗時(shí)耗力

作為零售行業(yè)，流動(dòng)率高對(duì)員工培訓(xùn)帶來了一定的挑戰(zhàn)。上品折扣經(jīng)常需要對(duì)收銀員、客服主管、賣場(chǎng)主管、店長等人員進(jìn)行培訓(xùn)，每次組織培訓(xùn)都需要投入大量的時(shí)間和人力。另外，每個(gè)月各個(gè)門店的負(fù)責(zé)人都需要到總部來參加例會(huì)，因?yàn)殚T店分布較廣，有時(shí)候甚至需要花半天的時(shí)間來橫跨整個(gè)城市來參加一個(gè)20分鐘不到的會(huì)議，而且還非常容易受交通的影響導(dǎo)致遲到等問題，這就無形中給公司造成了浪費(fèi)，也增加了公司成本。

解決方案

通過對(duì)比產(chǎn)品性價(jià)比、技術(shù)實(shí)施難度、性價(jià)比、系統(tǒng)整合度、用戶體驗(yàn)等諸方面因素，上品折扣最終選用了基于微軟Office 365的信息門戶和統(tǒng)一溝通方案。

采用SharePoint Online構(gòu)建基于云端的資料共享平臺(tái)

基于Office 365中的SharePoint Online，可以建立云端的統(tǒng)一在線資料共享平臺(tái)，為上品折扣提供了大容量的云存儲(chǔ)空間，各個(gè)部門、團(tuán)隊(duì)都可建立自己的文檔庫，讓有權(quán)限的用戶始終得到最新的文件版本，也可以在平臺(tái)上查看到文檔的各個(gè)版本的詳細(xì)歷史記錄。版本管理和遷入遷出功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔版本的控制和管理，擺脫了通過人工分發(fā)文件和資料的傳統(tǒng)辦公方式，也不再出現(xiàn)文檔版本錯(cuò)亂的問題。各個(gè)分店只需將文檔上傳到SharePoint Online的文檔庫，就能實(shí)現(xiàn)集中管理和訪問。更重要的是，文檔的安全控制基于Office 365的強(qiáng)大安全管理機(jī)制，可以借助信息權(quán)限管理等技術(shù)防止敏感文檔人為外泄，提高了文檔管理的安全性。

采用Lync Online實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的即時(shí)溝通

上品折扣使用Lync Online為員工構(gòu)建了企業(yè)級(jí)即時(shí)消息溝通平臺(tái)。每個(gè)員工的聯(lián)系方式、聯(lián)機(jī)狀態(tài)都能在Lync的聯(lián)系人卡片中清晰呈現(xiàn)。

還能夠輕松查看聯(lián)系人所屬部門、上下級(jí)關(guān)系和公司的組織結(jié)構(gòu)，讓員工能夠迅速地與相關(guān)同事取得聯(lián)系。

采用Lync Online實(shí)現(xiàn)在線培訓(xùn)和聯(lián)機(jī)會(huì)議

上品折扣采用Lync Online實(shí)現(xiàn)了在線視頻培訓(xùn)和音視頻會(huì)議。無需架構(gòu)復(fù)雜的硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)，每個(gè)員工在自己的電腦前即可參加聯(lián)機(jī)培訓(xùn)或音視頻會(huì)議，并可共享文檔、幻燈片、桌面。培訓(xùn)的內(nèi)容可以錄制下來，新店員入職后就能夠方便地學(xué)習(xí)。同時(shí)，Lync Online的多方視頻會(huì)議功能也從根本上解決了傳統(tǒng)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議受到時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)地限制等種種弊端，讓會(huì)議的組織和進(jìn)行變得更高效，溝通更快 捷。

優(yōu)勢(shì)與收益

上品折扣借助微軟提供的Office 365服務(wù)，解決了對(duì)文檔的統(tǒng)一管理和溝通等問題，讓公司的快速響應(yīng)能力得到大幅提升，提高了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

集中管理文檔和數(shù)據(jù)，安全地在任意位置訪問在SharePoint Online上實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔的統(tǒng)一管理之后，上品折扣的業(yè)務(wù)管理更加透明，每個(gè)員工無論在哪里都可以方便地獲取最新的資料，增加了員工對(duì)IT系統(tǒng)和環(huán)境的滿意度。統(tǒng)一的SharePoint Online云存儲(chǔ)空間，不僅易于管理，而且穩(wěn)定安全。Office 365提供來自微軟全球技術(shù)支持中心的24x7多渠道專業(yè)服務(wù)保障，當(dāng)遇到緊急和難點(diǎn)技術(shù)故障時(shí)，可享受到微軟專業(yè)技術(shù)服務(wù)人員的直接服務(wù)，使公司獲得穩(wěn)定可靠的IT環(huán)境。強(qiáng)健的企業(yè)級(jí)安全保護(hù)措施，更使上品折扣不需要擔(dān)心文檔和信息的安全。整個(gè)流程更加標(biāo)準(zhǔn)化，不僅便于員工之間的協(xié)作，也大幅提高了工作效率。

“如果需要和門店的工作人員進(jìn)行溝通，我們可以借助Lync隨時(shí)發(fā)送即時(shí)消息，或者安排在線會(huì)議，包括銷售人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，都可以放在這個(gè)在線平臺(tái)上。”

——于明，運(yùn)營管理部

統(tǒng)一的溝通方式，提高快速響應(yīng)能力

上品折扣借助Office 365的Lync Online服務(wù)，更加便于員工之間的溝通和協(xié)作;清晰的架構(gòu)讓員工對(duì)各分店的人員情況有整體的了解，遇到情況能夠立即聯(lián)系到關(guān)鍵人物，響應(yīng)處理緊急事件的能力大幅增加。

提升門店培訓(xùn)效率，降低成本

Lync Online的在線視頻培訓(xùn)讓上品折扣可以在有限的時(shí)間內(nèi)培訓(xùn)更多店員，不僅加快了新員工的上崗速度，也提高了服務(wù)質(zhì)量。多方視頻會(huì)議使會(huì)議安排更簡單，節(jié)省了員工來回奔波的時(shí)間和成本，增加了會(huì)議的靈活性和時(shí)效性，一些臨時(shí)性的會(huì)議也可以迅速召開。