2008年以來的經(jīng)濟(jì)衰退，給各行各業(yè)都蒙上了一層陰影，傳統(tǒng)制造業(yè)更是首當(dāng)其沖。雖然2010年以來經(jīng)濟(jì)慢慢復(fù)蘇，但是高效率、低成本依然是每一個企業(yè)努力追求的方向。對于企業(yè)管理者來說，在提升工作效率的同時降低成本則成了提高企業(yè)盈利能力的關(guān)鍵。

南京弓箭玻璃也不例外。一直以來，提升效率、簡化工作流程，提高企業(yè)競爭力是其孜孜以求的目標(biāo)。為了實現(xiàn)該目標(biāo)，南京弓箭玻璃進(jìn)行了積極探索。為了有效控制成本，提高管理效率，他們很早就采用了“集中式文印管理方案”。如今，惠普剛剛推出的企業(yè)級Flow MFP流程化文檔管理方案讓南京弓箭玻璃的傳統(tǒng)企業(yè)辦公方式，煥發(fā)了新的活力。

高效整合  智能理家

作為一個業(yè)界頂尖的產(chǎn)品、服務(wù)提供商，除了日常的辦公文印外，整個采購、供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的配送管理、檢運管理、公司財務(wù)管理、物流管理等都會生成大量的打印、掃描、傳輸?shù)男枨?，也給公司的文印系統(tǒng)帶來了很大的挑戰(zhàn)。

以法律文件的電子存檔為例，原來利用單一功能的設(shè)備如打印機(jī)、掃描儀時，財務(wù)室的職員需要先把一份法律文件通過掃描儀傳送到個人電腦，再通過個人電腦進(jìn)行編輯，最后發(fā)送到公司的文件服務(wù)器上。在這樣的工作流程中，所有的操作、修改工作都體現(xiàn)在PC端。職員們需要奔走在多種不同的設(shè)備之間，工作效率必然大打折扣。

事實上，企業(yè)內(nèi)部所有的工作都是在做同一件事，就是信息的采集、加工、存儲和輸出，這是一個信息流，也是一個工作循環(huán)。它不是靜止的，而是流動的，就像河流一樣。傳統(tǒng)一體機(jī)只能掃描、復(fù)印、打印，只完成了“內(nèi)容采集”和“內(nèi)容交付”兩個環(huán)節(jié)。而Flow MFP流程化文檔管理方案就是基于工作流的理念設(shè)計出來的，它不只局限于基本的文印工作，還能更好地完成文檔流轉(zhuǎn)、索引和存儲。

惠普Flow MFP理念的引入，幫助南京弓箭玻璃真正架起了一個紙張與數(shù)字化工作流程之間的橋梁，大大簡化了整個工作流程。

引入惠普Flow MFP流程化文檔管理方案之后，同樣是法律文件的電子存檔工作：首先，財務(wù)室的職員還是跟以往一樣將相關(guān)文件通過惠普Flow MFP進(jìn)行掃描，工作人員現(xiàn)在可以在掃描完成后直接發(fā)送到專門的文件服務(wù)器進(jìn)行分類存檔或者通過郵件發(fā)送給上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入審批流程。

其次，這些過程并不需要PC端的參與，不同級別的工作人員可以根據(jù)自己的用戶權(quán)限上傳資料。

每天的訂單多，財務(wù)監(jiān)控工作量非常大。“我們必須縮短財務(wù)審批流程，才能降低資金占用，提高資金使用效率。” 作為南京弓箭玻璃公司的IT部門信息系統(tǒng)經(jīng)理，王先生認(rèn)為，在引入惠普Flow MFP流程化文檔管理方案之后，工作流程較以往有了相當(dāng)大的改變。

惠普Flow MFP流程化文檔管理方案的開創(chuàng)性，還表現(xiàn)在“內(nèi)容保留”上。它不是簡單的數(shù)據(jù)存儲，而是利用其內(nèi)置的字符識別系統(tǒng)，配合我們公司的文檔管理系統(tǒng)，像圖書館一樣，把文檔有序地索引分類，形成最便于查閱的留存模式。“比如年底，財務(wù)部要管理大量報表，銷售部要經(jīng)手很多合同，生產(chǎn)部門要面對無數(shù)訂單。這些過去都要人工分類，或用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫分類，相當(dāng)繁瑣?，F(xiàn)在惠普Flow MFP在完成掃描、復(fù)印的同時，數(shù)字文檔就可以分門別類的地自動存放到指定的網(wǎng)絡(luò)文件夾里。每個部門都可以在權(quán)限內(nèi)，馬上調(diào)用自己需要的文檔。你說這得省多少人力成本？”

“而工作效率上的亮點，也是惠普Flow MFP吸引我們的地方。它的自動文檔自動進(jìn)紙器有100頁的超大容量，像我們這種有很大文印工作量的企業(yè)，這個設(shè)計絕對是必不可少的。它不僅快，而且貼心。在我們大量掃描不同尺寸和厚度的紙張時，它的EveryPage超聲波雙張進(jìn)紙檢測技術(shù)，也能保證不遺漏任何一頁文件。讓工作順手又順心！”

王先生談到，像南京弓箭玻璃這樣的制造型企業(yè)，為用戶提供上乘的玻璃制品是其主業(yè)，所以需要將輔助設(shè)備及流程，如IT、文印等輔業(yè)盡可能地簡便化、流程化，充分保證效率，同時減少成本投入。“應(yīng)該說Flow MFP在和所有Office應(yīng)用的聯(lián)接過程中都表現(xiàn)得非常簡便且流暢。曾經(jīng)我們對數(shù)碼復(fù)合機(jī)的固有概念是單次的掃描、傳輸及單次的打印，而Flow MFP提供的是一整套整合的、流程化的辦公管理解決方案。比如掃描文檔的發(fā)送，曾經(jīng)需要通過本人郵件或本地服務(wù)器進(jìn)行編輯檢查以及輸入備注內(nèi)容，才能將掃描文檔發(fā)送至目的地； 而現(xiàn)在僅需通過Flow MFP就可以把文件掃描并輸入備注內(nèi)容等，然后直接發(fā)送至最終目的地，無需開啟PC，這種工作的簡化和效率的提高是我們最需要的。” 

安全文印  專業(yè)防護(hù)

集中打印在帶來了效率的提高、成本的降低之外，也為南京弓箭玻璃器皿在打印安全性方面帶來了一些挑戰(zhàn)。“集中打印方式確實會大大降低管理及辦公成本，但也會帶來一個問題——能否保證文檔的安全性。因為有些敏感數(shù)據(jù)如果直接通過集中打印輸出，很容易由于種種管理原因，增加數(shù)據(jù)或內(nèi)容安全方面的風(fēng)險，。尤其是作為全球領(lǐng)先的業(yè)界產(chǎn)品及服務(wù)提供商，每天產(chǎn)生的大量訂單及相應(yīng)的采購合同是公司最重要的資料和數(shù)據(jù)，。所以因此，文印安全對公司的運營也是至關(guān)重要的。”王先生介紹，以往各個部門出于設(shè)備局限性和安全性的考慮，會在每個辦公室配備一臺打印機(jī)、一臺傳真機(jī)和一臺復(fù)印機(jī)，但這樣做顯然發(fā)揮不了“集中式文印”帶來的成本節(jié)省優(yōu)勢。

在引入惠普Flow MFP流程化文檔管理方案之后，南京弓箭玻璃器皿在安全防護(hù)方面的擔(dān)憂逐漸消退。放置一臺惠普Flow MFP設(shè)備在辦公區(qū)域內(nèi)，不同級別的工作人員根據(jù)自己設(shè)定的打印密碼，在Flow MFP設(shè)備上直接操作打印。不用擔(dān)心涉密文件被打印后棄之不顧，而且工作人員可即時將掃描所獲得的文件直接傳送到專門的文件服務(wù)器，減少了中間流程，保證文件的完整性。

說到內(nèi)部安全，它還支持LDAP這樣的嵌入式用戶身份驗證，能通過硬件集成接口，搭載其他安全解決方案，比如QR碼驗證技術(shù)。王先生笑著談到：“在我們公司，每個員工都會在手機(jī)上下載一個專用APP，只有在需要時對著一體機(jī)上的QR碼一掃，才能打印個人權(quán)限下的文檔。這避免了員工忘拿機(jī)密打印件的風(fēng)險，又不會造成跨部門、跨級別的內(nèi)部泄密。內(nèi)部外部雙保險，當(dāng)然放心！”

惠普Flow MFP數(shù)碼多功能一體機(jī)在身份管理、數(shù)據(jù)傳輸和使用控制等多個環(huán)節(jié)都配備了嚴(yán)密細(xì)致的安全保護(hù)措施，而且也提供了一系列安全打印解決方案，包括安全硬盤、成像打印安全中心和用戶身份識別和驗證等，以此提升安全性和控制打印成本，尤其適合銀行、律師行和股票交易所。

精“打”細(xì)算  勤儉持家

作為高度依賴辦公文印設(shè)備的制造行業(yè)，文印系統(tǒng)的表現(xiàn)將直接影響到整個辦公系統(tǒng)的成本支出。

南京弓箭玻璃在實施信息化方案之初，曾配備過六十多臺打印設(shè)備，供給多個部門使用。王先生描述當(dāng)時每天都需要派人來回巡視，一個結(jié)點出現(xiàn)問題，整個系統(tǒng)都要受到影響。管理整個打印系統(tǒng)耗費的時間、精力及人力成本經(jīng)常讓他頭疼不已。

當(dāng)引入傳統(tǒng)的集中文印設(shè)備之后，設(shè)備的數(shù)量銳減到十多臺。如今在引入了惠普Flow MFP數(shù)碼多功能一體機(jī)之后，整個文印系統(tǒng)變得更加精簡、高效?，F(xiàn)在維護(hù)人員只需要負(fù)責(zé)公司內(nèi)的幾臺Flow MFP設(shè)備，就可以保證大部分辦公室的打印需求。當(dāng)出現(xiàn)設(shè)備故障時，F(xiàn)low MFP還會自動向監(jiān)控人員發(fā)送報警信息，做到及時提醒、及時解決，這和傳統(tǒng)文印設(shè)備需要定時查看的維護(hù)模式相比更加有效率。

而更直觀的成本減低，是在硬件投入方面。“可以想象，每個辦公室都有一臺打印機(jī)，天天都在不停地使用耗材，這個費用是相當(dāng)高的。”王先生說到，“而當(dāng)初我們之所以選擇集中式文印管理方式，第一考慮的就是成本因素。因為集中文印管理之后，我就可以保證所有的文檔都放在集中的地方打印，這樣便可以對文檔的輸出進(jìn)行統(tǒng)一管理。如針對某個紙張文檔選擇復(fù)印方式，或者直接掃描成電子文檔進(jìn)行分發(fā)，不需要再單獨拷貝，這些都帶來了紙張的節(jié)省；而在耗材方面的節(jié)省更是顯而易見的，這其實是大大控制了我們的辦公支出。”

談到成本控制，王先生還表示：“對我們公司來說，F(xiàn)low MFP設(shè)備還有一個很大的優(yōu)點，便是延長了公司整個文印系統(tǒng)的生命周期。以前辦公室配備的都是小型打印機(jī)，更新?lián)Q代比較快，幾年后相關(guān)型號和耗材在市場上就難覓蹤影了，這樣無形中額外增加了升級換代的成本。

“我們選擇惠普Flow MFP還有一個原因就是它的軟件升級功能，惠普叫做‘聰明固件’。將來，我們可以通過這個聰明固件做到同步升級，讓舊設(shè)備及時擁有新功能，就像我們升級手機(jī)系統(tǒng)一樣簡單。這樣也就可以及時體驗到惠普最新的文印技術(shù)了。而且，惠普還可以根據(jù)我們的需求，定制開發(fā)軟件。”

在惠普Flow MFP流程化文檔管理方案的幫助下，南京弓箭玻璃有效地控制了整個文印系統(tǒng)的成本支出，預(yù)計僅今年全年的文印成本就可以節(jié)省20%左右。“這樣的投資回報，是我的老板最愿意看到的。”王先生談及于此，臉上禁不住露出了開心的笑容……

關(guān)于惠普

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