【51CTO.com原創(chuàng)稿件】協(xié)同辦公，是每個(gè)企業(yè)都需要的軟件工具，隨著企業(yè)員工數(shù)量越多，業(yè)務(wù)線越來越長(zhǎng)，管理的難度也會(huì)加大。面對(duì)上千人的企業(yè)集團(tuán)，該如何利用協(xié)同辦公工具，來提升管理和工作效率呢？

東方泵業(yè)是近三十年的老牌企業(yè)，以泵業(yè)經(jīng)營(yíng)為主業(yè)，是集科研、制造、營(yíng)銷、服務(wù)為一體的科、工、貿(mào)企業(yè)集團(tuán)。隨著公司的不斷擴(kuò)張，東方泵業(yè)在全國(guó)200多個(gè)大中城市設(shè)有分支機(jī)構(gòu)，擁有一支近2000人的專業(yè)銷售服務(wù)團(tuán)隊(duì)。雖然分支機(jī)構(gòu)多，人員眾多，但是，東方泵業(yè)的管理卻是井然有序，這都要?dú)w功于東方泵業(yè)的老朋友--今目標(biāo)。

千人管理難度高

千人規(guī)模的大型集團(tuán)企業(yè)，要想做好管理工作絕非易事。東方泵業(yè)的分支機(jī)構(gòu)多、部門多、人員多，總部和分公司的地理跨度比較大，因此，員工之間的溝通就成了大問題。上海東方泵業(yè)常務(wù)副總室經(jīng)理吳三江表示，過去，東方泵業(yè)通常是采用傳統(tǒng)的辦公方式，比如通過打電話、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件等形式進(jìn)行溝通?！斑@樣的工作方式不但效率非常低，還浪費(fèi)資源，比如發(fā)個(gè)文件要印很多份，每個(gè)部門要逐一送過去或者發(fā)傳真，很不方便，發(fā)文對(duì)象還不一定可以及時(shí)看到，管理意圖和要求不能及時(shí)傳達(dá)。”

此外，口頭溝通方式?jīng)]有記錄，事后容易忘記，出現(xiàn)問題或爭(zhēng)執(zhí)的時(shí)候也是難以查證，而書面溝通又不方便，還受到各種因素的限制。因此，東方泵業(yè)急需一個(gè)工具可以實(shí)現(xiàn)快速溝通，并且可以保存記錄備查。

偶遇今目標(biāo)

于是，東方泵業(yè)開始尋找協(xié)同辦公的工具，而東方泵業(yè)和今目標(biāo)的相遇純屬巧合。吳三江介紹說，我們最早是通過一家子公司來了解今目標(biāo)的。當(dāng)時(shí)東方泵業(yè)的一家子公司中有一個(gè)從國(guó)外回來的高層人員，在國(guó)外工作的他們都習(xí)慣使用自動(dòng)化的工具辦公，并且選擇了今目標(biāo)。在偶然的機(jī)會(huì)下，東方泵業(yè)得知了今目標(biāo)這個(gè)工具，之后今目標(biāo)公司的技術(shù)人員為東方泵業(yè)的高管做了功能演示，大家的反映都很熱烈，覺得有了今目標(biāo)，大家的溝通方便了，還能提高效率，而且費(fèi)用也是比較低的，因此就開始嘗試使用。如今，今目標(biāo)已經(jīng)在東方泵業(yè)的2000多名員工中使用，大家每天上班的***件事就是打開今目標(biāo)，簽到打卡，查看消息。

市面上有很多協(xié)同辦公工具，那么今目標(biāo)的哪些特質(zhì)吸引了東方泵業(yè)呢？吳三江告訴筆者，首先他們能夠解決我們部門的核心需求，比如溝通、公告、考勤等；其次，今目標(biāo)的服務(wù)比較好，成長(zhǎng)性比較高，可以及時(shí)幫助我們解決遇到的各種問題，認(rèn)真聽取用戶意見并及時(shí)評(píng)估改進(jìn)。吳三江肯定的說，“事實(shí)證明這幾年今目標(biāo)的進(jìn)步非常快，不斷幫我們滿足越來越多的需求?！?/p>

效率提升見成效

東方泵業(yè)是從2013年開始使用的今目標(biāo)，并且在今年收費(fèi)政策推出后，一下購(gòu)買了5年的企業(yè)版今目標(biāo)。雖然今目標(biāo)已經(jīng)有20余款的功能模塊，但是東方泵業(yè)使用最多的就是溝通、考勤、公告和網(wǎng)盤。

東方泵業(yè)屬于生產(chǎn)、銷售型企業(yè)，人員構(gòu)成上外勤人員占據(jù)絕大多數(shù)。內(nèi)勤人員因時(shí)間和地點(diǎn)比較固定，但由于外勤人員經(jīng)常外出工作，工作時(shí)間和地點(diǎn)等具有很多不確定性，考勤及管理難度非常大。今目標(biāo)的考勤模塊，已具有“打卡”、“簽退”、“考勤統(tǒng)計(jì)”、“上報(bào)位置”和“拍照上傳”等功能，基本實(shí)現(xiàn)了該集團(tuán)公司之前所用軟件的核心功能，并可以滿足分公司日常考勤以及外勤管理的需要。

如今，東方泵業(yè)也開始使用審批功能。由于之前的審批功能不能關(guān)聯(lián)附件，而東方泵業(yè)的審批申請(qǐng)是有格式要求的，因此之前的功能并不能滿足于他們的需求。后來，今目標(biāo)做了迭代升級(jí)，現(xiàn)在在自定義流程中可以直接關(guān)聯(lián)表格，員工可以按照提前設(shè)置好的格式進(jìn)行申請(qǐng)，方便了許多。

雖然東方泵業(yè)使用今目標(biāo)的功能模塊還不多，但是已經(jīng)看到了成效。最主要的實(shí)現(xiàn)了人員溝通方便，提高了溝通效率和溝通質(zhì)量；其次，規(guī)范了外勤人員的考勤情況銷售管理人員通過考勤上報(bào)功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)銷售過程的管理和差旅費(fèi)等費(fèi)用的控制；三是手機(jī)版的優(yōu)化提升促使移動(dòng)辦公有所進(jìn)展。

習(xí)慣的改變需全員努力

過去，大家都是口頭溝通，紙質(zhì)審批，使用了自動(dòng)化的辦公工具后，難免會(huì)帶來不適應(yīng)。吳三江告訴筆者，其實(shí)，像溝通、公告這樣的基本功能，對(duì)大家原有習(xí)慣影響不大，給大家來帶的更多是方便，所以基本很少有抵觸。但是像考勤功能確實(shí)抵觸比較大的。

過去，對(duì)于外勤員工來說，工作時(shí)間相對(duì)自由，大家也比較松散，但是有了今目標(biāo)的考勤后，大家就處于被監(jiān)管的狀態(tài)，必須按照規(guī)章制度來執(zhí)行，因此，對(duì)于外勤人員來說推行考勤制度是有難度的。

不過，東方泵業(yè)也從上到下付出了很大努力。首先，高層領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度鮮明，親自不遺余力的宣傳和引導(dǎo)；其次，根據(jù)外勤人員的實(shí)際工作情況和管理需要，對(duì)考勤制度進(jìn)行了改進(jìn)和完善，使考勤要求相對(duì)科學(xué)合理；再次，東方泵業(yè)進(jìn)行了大量宣傳、培訓(xùn)和溝通工作，使他們正確理解考勤要求和操作方法。吳三江表示，通過一段時(shí)間的適應(yīng)和磨合，很多人逐漸感受到了這么做的優(yōu)勢(shì)、好處，那么經(jīng)過了最初的艱難階段之后，后面就越來越容易了。

加強(qiáng)溝通深化合作

由于東方泵業(yè)有著自己的業(yè)務(wù)流程和要求，到目前為止，日志仍是使用自己研發(fā)的軟件進(jìn)行填寫，而項(xiàng)目信息和客戶管理等又是使用的其他工具。因此，東方泵業(yè)的管理工具相對(duì)比較分散，由于今目標(biāo)提供的是平臺(tái)化的工具，沒有定制化的功能，因此很多業(yè)務(wù)的管理工具還不能夠全面集中在今目標(biāo)上。但是吳三江對(duì)今目標(biāo)平臺(tái)還是比較信任的，“近期審批功能經(jīng)過改進(jìn)已經(jīng)基本可以滿足我們的使用要求了，其他的比如日志、主線、任務(wù)等功能我們也會(huì)逐步考慮，同時(shí)會(huì)加強(qiáng)和今目標(biāo)的溝通，爭(zhēng)取使越來越多的功能能夠?yàn)槲宜??！?/p>

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