【51CTO獨(dú)家特稿】在智能手機(jī)出現(xiàn)之前，大家普遍認(rèn)為手機(jī)僅僅是打電話或者發(fā)消息的工具而已。但移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)之后，大家才意識到原來手機(jī)也是一種智慧型設(shè)備。它可以透過應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)很多以前無法想象的功能。傳統(tǒng)文印設(shè)備也與非智能手機(jī)一樣，在很長一段時(shí)間里只具備簡單的復(fù)印、掃描等功能。大家也并不把傳統(tǒng)文印設(shè)備當(dāng)作一臺能夠?qū)崿F(xiàn)智能辦公的設(shè)備，現(xiàn)在情況已經(jīng)大有不同。

Flow MFP與文檔管理周期

王先生所在的南京弓箭玻璃，是一家典型的傳統(tǒng)制造企業(yè)。各個(gè)業(yè)務(wù)部門透過Windows AD來進(jìn)行管理。在以往，各個(gè)部門出于設(shè)備局限性和安全性的考慮，會在每個(gè)辦公室配備一臺打印機(jī)、一臺傳真機(jī)和一臺復(fù)印機(jī)。這些設(shè)備都只具備單一的功能，并不能實(shí)現(xiàn)智慧型辦公。比如財(cái)務(wù)室的職員就需要先把一份法律文件通過掃描儀傳送到個(gè)人電腦，再通過個(gè)人電腦進(jìn)行編輯，***發(fā)送到公司的文件服務(wù)器上。這樣的過程中，所有智能化的工作都體現(xiàn)在PC端。職員們需要在多種不同設(shè)備上來回操作，工作效率必然大打折扣。

當(dāng)引入惠普Flow MFP之后，工作流程較以往有了相當(dāng)大的改變。首先，財(cái)務(wù)室的職員還是跟以往一樣將法律文件通過惠普Flow MFP進(jìn)行掃描。但經(jīng)由Flow MFP自帶的8英寸彩色觸摸屏和實(shí)用的推拉式鍵盤，工作人員就可以在掃描完成后立即對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，并發(fā)送到專門的文件服務(wù)器或者通過郵件發(fā)送給上級領(lǐng)導(dǎo)審批。這些過程并不需要PC機(jī)的參與，不同級別的工作人員可以根據(jù)自己的Windows AD權(quán)限上傳資料。

上面的流程，就是中國惠普有限公司打印及信息產(chǎn)品集團(tuán)市場開發(fā)經(jīng)理?xiàng)钭咏壬诮邮?1CTO記者專訪時(shí)提到的“文檔生命周期管理”的概念。在企業(yè)用戶進(jìn)行文檔管理過程中，會經(jīng)過“文檔生成”——“文檔流轉(zhuǎn)”——“文檔檢索”以及 “文檔存儲”這樣的一個(gè)過程。在這個(gè)過程中，傳統(tǒng)的文印工作僅在“文檔生成”這一環(huán)節(jié)中體現(xiàn)了自身力量，而對于文檔的流轉(zhuǎn)、文檔的索引建立以及文檔的最終存儲等工作，往往難以達(dá)到應(yīng)有的效果。而惠普Flow MFP在南京弓箭玻璃的應(yīng)用，正是體現(xiàn)了較以往傳統(tǒng)文印設(shè)備在這方面的優(yōu)勢。

Flow MFP保護(hù)敏感生產(chǎn)數(shù)據(jù)

在談到企業(yè)文檔隱秘性的問題時(shí)，王先生給我們分析了兩種不同類型文檔的處理方式。***種是密級較低的文檔，比如公司的考勤文檔。這類文件在部門經(jīng)理級別就可以處理，平時(shí)也無需做過多的保密處理。但第二類文檔，就是涉及到公司機(jī)密，需要特別重視的文檔，傳統(tǒng)文印設(shè)備的缺陷就出來了。

比如一些法律文檔，分為兩個(gè)方面。一方面是紙質(zhì)的需要存檔，另一方面一定要掃描出來，然后放到一個(gè)設(shè)置權(quán)限的文件夾里面。如果用傳統(tǒng)文印設(shè)備，就需要給相關(guān)科室配備單獨(dú)的設(shè)備，做到專人專用。但這個(gè)多出來的結(jié)點(diǎn)又給技術(shù)部門的設(shè)備維護(hù)帶來了極大的困難。

在引入惠普Flow MFP之后，王先生表示工作的難度就降低了。放置一臺惠普Flow MFP在辦公區(qū)域內(nèi)，不同級別的工作人員根據(jù)打印過程中自己設(shè)定的打印密碼，在Flow MFP上直接操作打印過程，并且經(jīng)過用戶身份的驗(yàn)證與識別過程，在自己方便時(shí)取到輸出文件。不用擔(dān)心涉密文件被掃描打印后，棄之不顧的情況發(fā)生。而且工作人員可即時(shí)將掃描所獲得的文件傳送到專門的文件服務(wù)器，保證文件的完整性。

惠普Flow MFP的安全硬盤，可以保證某臺Flow MFP中的硬盤，即使被放置在另外一臺相同型號的Flow MFP中也不會被窺探、盜取或解密。談到內(nèi)置的擴(kuò)展平臺，王先生表示他們已經(jīng)開始跟相關(guān)企業(yè)洽談?？紤]之后引入員工卡安全校驗(yàn)機(jī)制。只要買一個(gè)軟件或者買一個(gè)外設(shè)，就可以對弓箭玻璃的員工卡進(jìn)行校驗(yàn)，就能因此實(shí)現(xiàn)更加安全的打印了。

設(shè)備維護(hù)更加智能

弓箭玻璃在信息化方案之初，曾配備過六十多臺打印設(shè)備，供給多個(gè)部門使用。王先生形容當(dāng)時(shí)每天都需要派人來回巡視，一個(gè)結(jié)點(diǎn)出現(xiàn)問題，整個(gè)系統(tǒng)都要出現(xiàn)問題。在最初的一年半還好，畢竟設(shè)備較新，不會出現(xiàn)過多的問題。隨著時(shí)間的延長，以前所購打印機(jī)的墨盒不再生產(chǎn)，等于企業(yè)的投資打了水漂。這類卡紙和硒鼓等耗材的維護(hù)問題讓維護(hù)團(tuán)隊(duì)開始頭疼不已。

在引入傳統(tǒng)文印設(shè)備之后，設(shè)備的數(shù)量銳減到十多臺，設(shè)備的壽命也延長到五年以上，問題似乎得到了解決。但集中在一起，安全性問題又浮出水面。某些保密文件就不能讓權(quán)限過低的員工看到，為此多配置一臺傳統(tǒng)文印設(shè)備，投入產(chǎn)出效率必然不高。

惠普Flow MFP的安全打印功能，讓這十多臺設(shè)備更加精簡。維護(hù)人員只需要負(fù)責(zé)這幾臺Flow MFP就可以保證大部分辦公室的打印需求。當(dāng)出現(xiàn)打印機(jī)故障時(shí)，F(xiàn)low MFP還會發(fā)送報(bào)警郵件給監(jiān)控人員，做到及時(shí)解決問題。這比傳統(tǒng)文印設(shè)備需要定時(shí)查看的維護(hù)模式，更加有效率。

智慧文印創(chuàng)造更有效率的工作流

在***，王先生談到類似弓箭玻璃這樣的制造業(yè)企業(yè)，需要的主要是方便。比如掃描的郵件，我在Flow MFP上就可以把文件發(fā)送給對方，這對他們來講是最需要的。還有就是直接放到服務(wù)器和APP集成當(dāng)中，也是他們最關(guān)心的功能?；萜誇low MFP可以提供這些智慧的功能，能幫助他們節(jié)約很多時(shí)間，大幅提升工作效率。