檔案信息化從20世紀(jì)80年代起步，經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展取得了巨大的成績(jī)，近年來(lái)國(guó)家將檔案管理擺放到了更重要的位置。

檔案管理發(fā)展之路

80年代初期，中央檔案館開始使用計(jì)算機(jī)管理檔案，準(zhǔn)確地說(shuō)是計(jì)算機(jī)管理檔案目錄，但是即便只是用計(jì)算機(jī)管理目錄，檔案工作的效率也有了明顯的提高。計(jì)算機(jī)管理檔案不僅僅提高了工作效率，同時(shí)也提高了工作質(zhì)量。另一方面，利用計(jì)算機(jī)管理檔案也對(duì)檔案原件起到了很大的保護(hù)作用，同時(shí)還能防止丟失。

國(guó)家檔案局在十一五和十二五期間提出要建立備份登記中心。檔案?jìng)浞菘梢栽谠G失或者原件被非法更改時(shí)，起到安全保密的作用。同時(shí)，檔案?jìng)浞菀材芷鸬綄?duì)抗災(zāi)害的作用，比如紙質(zhì)檔案在遇到火災(zāi)、地震等情況下，備份數(shù)據(jù)庫(kù)可以保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。

隨著發(fā)展，國(guó)有企業(yè)、大型企業(yè)的信息中心不只是管理網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，他們將信息真正地整合管理起來(lái)，形成了檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理一是提高了管理水平，二是幫助企業(yè)提升了競(jìng)爭(zhēng)力。

十二五規(guī)劃的新政策要求加強(qiáng)電子文件的管理、加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)以及加快傳統(tǒng)載體的數(shù)字化。比如北京市檔案館，在十一五末就基本完成了數(shù)字化。

新時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的難題

計(jì)算機(jī)檔案管理在快速的發(fā)展過(guò)程中也遇到了不少問(wèn)題，比如檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為什么不能直接做出決策?越是高層領(lǐng)導(dǎo)越不愿意直接操作計(jì)算機(jī);檔案的大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，給檔案管理帶來(lái)了巨大的壓力和難度。十二五規(guī)劃開始，國(guó)家開始啟動(dòng)一些技術(shù)來(lái)解決這些問(wèn)題。比如，知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)管理等。

另外檔案管理領(lǐng)域還有兩項(xiàng)技術(shù)可以解決更多的問(wèn)題，一是時(shí)間戳，二是檔案云。時(shí)間戳利用電子文件生成，通過(guò)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)算法，算出Hash值，一共40個(gè)字節(jié)，再把這40個(gè)字節(jié)的Hash值傳到國(guó)家授時(shí)中心時(shí)間戳服務(wù)中心，跟國(guó)家的時(shí)間源綁定，生成一個(gè)時(shí)間戳證書。由國(guó)家授時(shí)中心保存原件和證書，需要驗(yàn)證的時(shí)候，把電子文件時(shí)間戳和授時(shí)中心的存留信息對(duì)比，算出Hash值，核對(duì)兩者的信息。

檔案云可以幫助解決檔案數(shù)據(jù)不斷增加、存儲(chǔ)難度大和成本高的問(wèn)題，檔案云的建設(shè)是將現(xiàn)有數(shù)字檔案館整合到云端，利用檔案云資源可以隨時(shí)獲取按需使用，隨時(shí)擴(kuò)展。

航星科技——檔案管理的默默耕耘者

北京航星科技有限公司是一家專注于檔案和標(biāo)準(zhǔn)信息資源領(lǐng)域的廠商，從2002年初創(chuàng)到如今已經(jīng)默默地走過(guò)了十多個(gè)年頭，一直致力于地推動(dòng)著中國(guó)信息資源知識(shí)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。公司的主要服務(wù)項(xiàng)目包括掃描錄入、檔案整理、檔案托管、信息化建立、信息化培訓(xùn)、系統(tǒng)集成、軟件開發(fā)和咨詢規(guī)劃七大部分。

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國(guó)家十二五規(guī)劃要求檔案管理重點(diǎn)建設(shè)兩項(xiàng)內(nèi)容：一是基礎(chǔ)工作建設(shè)，二是信息化建設(shè)。航星科技研發(fā)中心副總經(jīng)理高茂科表示：“基礎(chǔ)工作建設(shè)是十二五規(guī)劃?rùn)n案管理中最大的工作之一，我們也承接了不少的工作。航星科技的產(chǎn)品線主要分為四部分：一是檔案軟件的研發(fā)，二是數(shù)字化建設(shè)，三是信息資源建設(shè)，四是系統(tǒng)集成工作。其中數(shù)字化建設(shè)和信息資源建設(shè)就是屬于基礎(chǔ)工作。”而在信息化建設(shè)方面，航星科技重點(diǎn)工作內(nèi)容是信息化監(jiān)理和信息化規(guī)劃，為大型企業(yè)、檔案局館數(shù)字檔案館建設(shè)提供解決方案和咨詢服務(wù)。

航星科技能夠在檔案管理領(lǐng)域快速發(fā)展也依托于先進(jìn)的技術(shù)，經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展積累了CDP、三權(quán)分離技術(shù)、時(shí)間戳應(yīng)用、智能檢索、云存儲(chǔ)等十大核心技術(shù)。研發(fā)中心副總經(jīng)理丁祖軍表示：“現(xiàn)在正是一個(gè)技術(shù)積累的期間，希望明年大家能聽到更多的好消息。”

檔案管理的明天

預(yù)計(jì)2013年年底，國(guó)家檔案局?jǐn)M開通一個(gè)檔案信息的共享平臺(tái)，面向公眾提供檔案的利用，使檔案面向社會(huì)、面向普通老百姓。檔案信息的進(jìn)一步開放，促使了檔案信息化的快速發(fā)展，同時(shí)，也給予了像航星科技這樣致力于為檔案信息化服務(wù)的企業(yè)更多的機(jī)會(huì)，他們可以為檔案管理提供更多更先進(jìn)的技術(shù)，為檔案信息化作出一份貢獻(xiàn)。